Stig Andersen har 20 års erfaring fra oljesektoren i bagasjen. Han har vært innom utallige ulike høyere posisjoner i nasjonale og internasjonal privateide oljeserviceselskaper. Behovet for intern og ekstern kommunikasjon er enorm, spesielt når kriser inntreffer. Videre kan du lese om Andersens opplevelser, erfaringer og anbefalinger.
Krisekommunikasjon og forberedelser
Andersen definerer krisekommunikasjon som en ekstraordinær situasjon bestående av mangel på verifisert informasjon og elementer av usikker karakter. I dette intervjuet blir begrepet krise avgrenset til å omfatte yter påvirkninger som begrenser selskapets operative driftsevne.
”En hver bedrift har krav til å etablere prosedyrer, arbeidsprosesser og sjekklister for håndtering av uforutsette hendelser. Det er nødvendig med en selskapsspesifikk utforming.”
Tiltak og overvåking
Han forklarer om noen av tiltakene han er kjent med fra oljesektoren. Den som først mottar informasjonen er gjerne en beredskapsvakt. Vedkommende vurderer omfanget av hendelsen fortløpende og tar beslutning om å videreformidle til relevant personell og ledelse i selskapet. Deretter blir det iverksatt en etablering av beredskapsrom hvis dette er nødvendig.
”Videre handler det om å skaffe en oversikt over situasjonen i form av bla. omfang, involverte, offentlige innstanser og pårørende. På dette tidspunktet er det ekstremt viktig å verifisere all informasjon som kommer inn. Det avventes med å sende informasjon ut til det er bekreftet, for å unngå ryktespredning og feilaktig informasjonsflyt i størst mulig grad. Dette er standard varslingsrutine i oljeserviceselskapene.”
Ett form for overvåkingssystem er nærmest pålagt, i hvert fall anbefalt et hvert selskap. Kompleksiteten av disse systemene avhenger av selskapenes størrelse og tilgang på ressurser, i tillegg til oppdragets omfang. Oppdragsgiver har gjerne full oversikt over all transport til og fra sine rigger. Leverandørselskap har mindre ressurser og tilbyr heller andre former for overvåkingstjenester i form av f.eks vakttelefon.
Forberedelser hos ledelsen
”Det er gode forberedelsesrutiner internt og med samarbeidsoperatører. Det foretas jevnlige øvelser på krisesenario av ulik karakter, minimum to ganger i året.”
Han trekker frem to eksempler. Det første er ringeøvelser der HMS-avdelingen tester vakttelefonen for å se at de varsler i henhold til prosedyre.
”Her er det lett å oppdage potensielle ”hull” i prosedyren som f.eks hvis noen har sluttet eller skiftet nummer. Derfor er denne formen for øvelse lett og viktig å gjennomføre jevnlig.”
Stig var også med på fullskala beredskapsøvelser. Her var Statoil ansvarlig for senario og ProSafe med som underleverandør.
”Senarioet gikk ut på at det var brann på en rigg, alt personell var evakuert til Håkonsvern, her ble det opprettet et mottakssenter som samhandlet med beredskapsrommet i selskapet.”
Kommunikasjon på tvers av nivåer
På spørsmål om det er god kommunikasjon på tvers av ulike nivåer svarer Andersen at det i stor grad er situasjonsavhenging. Han skiller mellom personskader og materielle skader som utløser kriser.
”De materielle skadene håndteres i hovedsak av ledelsen da det går dirkete på den operative delen av selskapet. Ved personskader er selskapet avhengig av at alle ansatte blir holdt oppdatert på status. Skulle det være en kritisk skadet eller snakk om ett dødsfall er det viktig å skaffe seg en oversikt og etablere retningslinjer for videre kommunikasjon. Spesielt hvis journalister har fått nyss om saken, de ringer gjerne inn til resepsjonen eller andre de kjenner i selskapet for å få mer informasjon. Da er det viktig med allmøte slik at alle parter holder samme linje. Det er kun verifisert informasjon fra offentlige instanser eller operatør selskapet som skal ut.”
Gode og dårlige erfaringer
En av Stigs dårlige erfaringer fra krisekommunikasjon var ved en personskade på et verksted på land.
”Informasjon jeg mottok om hendelsen kom fra medarbeidere som hadde vært vitne til ulykken. Kommunikasjonen var misvisende fordi medarbeiderne prøvde å lese situasjonen til den skadede før helsepersonell hadde fått mulighet til å bekrefte tilstanden. Jeg ble informert om saken fortløpende, men manglene i informasjonen gjorde at det ble vanskelig å bekrefte noe samt skaffe seg en oversikt.”
Ett tilfelle der kommunikasjonen av krisen gikk riktig for seg var ved et dødsfall på rigg.
”Kriseteamet klarte å håndtere situasjonen hensiktsmessig og klarte nærmest å forutse hendelsesforløpet basert på informasjonen de mottok. Den interne kommunikasjonen var oppdatert og Statoil var rask med å bekrefte og videreformidle informasjonen. Det ble etablert ett godt forhold til pårørende når det ble bekreftet at vedkommende var kritisk skadet. Innøvde prosedyrer og retningslinjer ”passet” til situasjonen og gjorde at den ble ivaretatt på riktig måte.”
Råd på veien
Avslutningsvis gir Andersen følgende råd for god krisekommunkasjon:
- Etablere gode rutiner for hva som skal gjøres i første fase.
- Etablere en solid varslingsplan
- Ha jevnlige øvelser og simuleringer av ulike senario
Fra forsvaret har Andersen lært at ”en plan overlever aldri møtet med virkeligheten”.
”Derfor er det viktig å ha kontroll på det man kan ha kontroll på. Det vil alltid komme momenter man ikke har tenkt på, når man har er et godt planverk er det enklere å være fleksibel og løse de ”oppdukkende problemene” som kommer.”