Ved ansikt til ansikt kommunikasjon kan ein tilpasse situasjon, kontekst og spele på samtalepartnaren sitt kroppsspråk. Som kundekonsulent på Tryg kan det vere ei utfordring å kommunisere over telefon og mail.
Fotograf: Anne-Malin Sørland Aase, 24.11.2013.
Anders Myrhol jobbar som Kundekonsulent i Tryg Forsikring. Arbeidsoppgåvene hans er kundeservice samt meirsal og jobben går ut på å svare innkomande telefonar frå eksisterande kundar, behandle spørsmål og gjer endringar på eksisterande forsikringar.
Utfordringar og fordelar
‒ Den største utfordringa med kommunikasjon via telefon slik eg ser det, er at ein ikkje kan lese kroppsspråket til kunden. Det kan også by på andre utfordringar når det gjeld å finne kjemi, dialekt og kvaliteten på telefonlinja. Desse ulikskapane fjernast via mail, men då forsvinn også det personlige preget, seier Myrhol.
Han påpeikar også fordelane ved telefonkommunikasjon. Når ein kommuniserar via telefon kan ein ta opptak av samtalane og då enkelt gå tilbake dersom det skulle vere missforståinga. Ved skrifteleg kommunikasjon er det skrive kva ein har snakka om tidlegare, men også større sjans for missforståingar.
Vellykka kommunikasjon
Anders Myrhol meinar at ein vellykka kommunikasjon kjenneteiknast ved at begge partane får fram bodskapen sin og forstår kvarandre.
‒ I min jobb er det viktig at kunden føler seg forstått og ivaretatt. Det er viktig med en god dialog og ikkje salsmololog. Dei samtalane der det kjennast ut som ein har kjend kvarandre i lang tid og er på bølgjelengde er dei beste. Det er viktig å by på seg sjølv og vise interesse for den andre personen. Eg meinar at speiling er viktig i kommunikasjon, uansett komunikasjonsplattform, understrekar Anders Myrhol.
Å tilpasse seg
Då ein til ei kvar tid møter på ulike personar og personlegdommar må Myrhol tilpasse seg dei ulike kundane.
‒Kundane har forskjellige behov og ikkje minst sinnstillingar. For å skape en god flyt i samtalen er de viktig å speile kunden. Men ein skal ikkje være sint og skrike dersom kunden gjer det, då det er viktig å hugse at kunden også speglar deg. Med andre ord kan ein sint kunde bli rolig dersom ein beheld roen sjølv. Engasjement smittar og humor er det aller beste, avsluttar Myrhol med eit smil.
Jørgen Mathisen Jøsok (24) er student ved Norges Handelshøyskole, og leder for Studentlekene Bergen Challenge, som er en idrettsfestival for studenter fra hele Norge. Han har selv gått gradene, og startet som frivillig i Bergen Challenge i 2011, før han var gruppeleder i 2012, og i 2014 er det han som er ansvarlig leder når lekene sparker i gang. Jeg har tatt en prat med Jørgen for å høre hans tanker om det å være leder for et studentarrangement og hva kommunikasjon betyr for ham.
Foto av: Daniel Bernstein, Camilla Marie Kåstad
– Fortell oss litt om din lederrolle i Bergen Challenge?
Jeg liker å tro at jeg er en tilgjengelig, og åpen leder. Jeg har fått hørt av andre at jeg er veldig jordnær og lett å snakke med, og det er egenskaper jeg setter høyt, særlig når det kommer til mitt lederverv. At folk kan komme til meg med alt de har på hjertet, negativt og positivt, har mye å si for festivalen som en helhet. Alle brikkene må være på plass, og hvis noen føler at de ikke kan snakke med meg med ting de vil endre på eller forbedre, vil ikke ting fungere optimalt.
– Hva tenker du er det viktigste for deg å kommunisere til de du jobber med?
Som nevnt i sted, så vil jeg at folk skal føle seg vel med å kunne ta opp ting med meg. Jeg har selv gått mange runder med meg selv for å forstå at hvordan jeg oppfører meg, hva jeg sier og hva jeg gjør alt har en sammenheng og påvirker folks oppfatning av meg. Jeg vil at folk skal se meg som en leder, at de respekterer de avgjørelsene som blir tatt, men også at de har en egen stemme og at alt skjer i et felleskap.
– Dette høres jo helt ”etter boka”-ut, er det noe du ser som utfordringer?
Det er klart det er utfordringer når du er leder for 94 studenter. Ikke alle er like flinke på samarbeid, og mange har sterke meninger, mens andre kanskje burde vært flinkere til å si fra når de har et synspunkt. Da blir utfordringen for meg å se alle disse menneskene, og prøve å forstå deres ”kode”. Å bare jobbe med folk som alltid har en innvending er slitsomt, vi trenger blandingen. Og da blir det min oppgave som leder å la alle bli hørt.
– Dere begynte å planlegge neste års festival allerede i vår. Bruker dere kanskje litt mye tid på det?
Det er klart det går med mye tid, men det er verdt det, og det er viktig. Jeg legger æren min i å levere en festival som alle parter er fornøyde med. Derfor bruker vi så lang tid for å planlegge og sette sammen alle brikkene. Det skal bare flyte når selve arrangementet skjer. At alle vet hva de skal gjøre, og hva de har gjort, skaper en trygghet, som igjen løfter arrangementet.
Det er tydelig at Jørgen er klar i sin lederrolle, og vet hva han ønsker å si og fremstå som. Men det er ikke uten utfordringer man er leder, og det er kanskje der at kommunikasjon mellom leder og alle leddene i festivalen er spesielt viktig. Uansett skal det bli spennende å se festivalen i sin fulle prakt i oktober 2014, og så får vi se om Jørgen har klart å skape den festivalen han streber etter.
Hvordan vi utrykker oss om et problem sier mye om hvordan vi oppfatter oss selv og verden rundt oss. Ved faget familieterapi og systemisk praksis ved høyskolen i Bergen lærer studentene å fokusere på hvordan vi alle er del av et system av ulike relasjoner.
(Illustrasjonsfoto: Amrit Patel, flicr/cc)
Sissel har tatt den tverrfaglige etterutdanningen ved Høyskolen, som henvender seg til ulike faggrupper innenfor helse – og sosialtjenestene, barne- og familievernet og lærere. I jobb som intensivsykepleier ved en akuttavdeling har Sissel hatt stort utbytte av å studere familieterapi ved HiB.
-Faget bygger på tanken om at vi alle er del av et system av relasjoner. Dette gjelder både de som søker hjelp fra en familieterapeut og terapeuten selv. Terapeuten kan ikke sitte på utsiden, men vil alltid delta i «systemet» rundt den som trenger hjelp, sier Sissel.
-En viktig nøkkel i møte med utfordringer i livet kan i følge den systemiske tenkningen være å trekke inn mennesker som har en relasjon til den hjelpetrengende. Å få en speiling av seg selv i møte med viktige mennesker i livet fører til nye tanker og ofte nye opplevelser av hvem man selv er . I prosessen med å få se seg selv gjennom andre mennesker ligger muligheten for å endring og bevegelse i tilsynelatende fastlåste problemer.
Narrativ terapi – å skille personen fra problemet
-En retning innenfor systemisk familieterapi kalles narrativ terapi, sier Sissel. Ved at den som trenger hjelp selv forteller om problemet sitt, er det mulig å få frem hvordan vedkommende oppfatter seg selv, og hvordan han eller hun tenker om det aktuelle problemet. Dette kalles eksternalisering, og kan hjelpe til å skille personen fra problemet denne personen har.
-I behandling av et problem kan jeg begynne med å be klienten fortelle om hvordan det arter seg. Deretter fortsetter jeg med å be vedkommende gi problemet et navn, en farge, en følelse osv. Ved å identifisere problemet som noe konkret, blir det mulig å gå videre og utforske hva som utløser det, og hva det får personen til å gjøre.
Reflekterende prosesser
– Det hevdes at mennesket handler, erfarer og løser problemer ut fra hvordan det plasserer seg selv i ulike sammenhenger, sier Sissel. Å høre andres oppfatning om det som er vanskelig har vist seg å være en nyttig prosess når man strever med et problem. Konkret sitter man og hører andre snakke om seg selv og det aktuelle uten selv å delta i samtalen. Dette kalles reflekterende team, og er en svært god måte å få inn nye perspektiver på.
-Systemisk familieterapi er slik jeg har erfart det ikke teknikk og tillærte metoder, men handler om å lete etter handlingsmønstrene som ligger bak, fortsetter Sissel. Terapeuten må bruke seg selv i samhandling med klienten, samtidig som han eller hun må ha kunnskap om prosessene som ligger bak, årsakssammenhenger til hvordan problemer oppstår og hvordan de kan håndteres.
-Noe av det som har vært mest lærerikt er å selv legge frem et problem og så få en helt annen respons fra terapeuten enn jeg hadde forventet, sier Sissel. Terapeuten skal ikke opptre som en venn eller et familiemedlem som kommer med gode råd, men gi tilbakemelding på det klienten selv sier. Jeg fikk ikke støtte på problemet jeg la frem, men en konstatering fra terapeuten om hvordan min tankegang i forhold til problemet var. Jeg kunne løse problemet – hvis jeg selv ville.
-Det viktigste jeg sitter igjen med er en grunnleggende respekt for at mennesket selv er sin egen beste behandler og selv har de beste forutsetningene for å vite hva som hjelper i terapi, avslutter Sissel.
Kristoffer Sandvik Monsen trekker frem skrivetreningen som det absolutt mest nyttige ved praktisk informasjonsarbeid. Monsen, som planlegger å ta en master i Public and Social Communication, mener han har fått verdifull erfaring fra faget og praksisperioden i TV2.
Jeg møtte tidligere praktinfer Kristoffer Sandvik Monsen på Kaffemisjonen i Øvre Korskirkeallmenningen for å høre om hans erfaringer med faget og praksisperioden. Monsen ble utplassert i TV2 der han fikk allsidig praksis, med arbeidsoppgaver som skriving av programomtaler, kunde- og pressehåndtering, og ikke minst skriving av tekster til internavisen.
Hva var det viktigste du lærte under praksisperioden?
– Det er litt det samme som vi fikk gjennom undervisningen i praktisk informasjonsarbeid: mye effektiv skrivetrening. Spesielt da jeg arbeidet med internkommunikasjon i TV2 måtte jeg skrive mye og under tidspress. I tillegg var det lærerikt å være på utplassering i en avdeling der medarbeiderne har lang fartstid i bransjen.
Monsen trekker også frem at han fikk et verdifullt innblikk i TV2s kultur for problemløsning og kunnskapsforvaltning, og ikke minst hvordan kanalen er organisert.
– Jeg liker veldig godt å se de store linjene, jeg er veldig interessert i organisasjonsliv generelt og organisasjonsstruktur og kultur, og ikke minst organisasjonslæring. Jeg fikk være med på et par møter, og det var spennende å oppleve møtekulturen og hvordan folk agerer i en organisasjon av TV2s kaliber.
Når det gjelder faget praktisk informasjonsarbeid er det spesielt skrivetreningen Monsen setter pris på.
– Det viktigste jeg lærte var at skriving krever kvantitet. Hvis man skal bli god til å skrive, så må man skrive veldig mye. Selv om det ikke er obligatorisk, så er det lurt å gå på skriveseminarene der man lærer seg å skrive effektivt og fort. Prosessen med første- og andreutkast som man blir indoktrinert med i akademia er veldig lite overførbar til en situasjon der du i verste fall skal levere en rapport på en halvtime. Derfor kommer den intensive skrivetreningen i praktisk informasjonsarbeid godt med. Det er kanon at de faktisk har tatt seg bryet med å legge til rette for denne typen undervisning.
Monsen kunne tenkt seg enda mer skrivetrening og flere workshops for å gjøre faget enda mer praktisk orientert.
– Man kan liksom ikke få nok praksis. Det er kanskje urealistisk at man skal bli utplassert i en bedrift i fem måneder, så derfor mener jeg at man kunne trukket det praktiske mer inn i undervisningen. Man kunne for eksempel lagt mer til rette for å gå i grupper og løse caseoppgaver.
Selvsagt koster den typen undervisning mye, men det funker veldig bra. Jeg mener det er stor aversjon mot denne type opplegg på HF generelt. Det at de har fått den mengden allerede med den type læring er nok et stort steg i riktig retning. Likevel mener jeg at den strikken enda er ganske tøyelig, så den synes jeg de kunne strukket lengre. Det å sitte og høre på lærere gjør man jo hele tiden ellers. Jeg vil heller ha det litt mer interaktivt, ut av den akademiske sfære og inn i virkeligheten.
Solgunn Slåtto er administrativ leder for Ekkofestivalen, som er en festival for elektronisk musikk og kunst som arrangeres årlig i Bergen. I år ble festivalen arrangert for tiende gang, med artister som Pantha du Prince & the Bell Laboratory, Mykki Blanco og Lindstrøm. I tillegg til Ekkofestivalen, jobber Solgunn fast på Østre, for Festspillene på vårparten og driver Klangkollektivet. Sistnevnet er et plateselskap, bookingbyrå og studio som jobber for å løfte frem undergrunnen i musikk-Bergen.
-Ekkofestivalen er Bergens – og tør jeg påstå Norges – fineste og mest dedikerte festival. Hun trekker frem at Ekkofestivalen er musikalsk veldig interessant og ekstremt dansbar på samme tid.
De frivillige i fokus
De frivillige spiller en viktig rolle for festivalen, og de gjør alt fra å være brannvakter, lage mat, selge billetter, være artistverter og henge opp plakater. Solgunn startet selv som frivillig på festivalen for noen år siden, før hun fikk fast jobb i forbindelse med fjorårets festival. Etter selv å vært i de frivilliges sko mange ganger, kommer hun med noen gode tips for å motivere de frillige:
-Det er viktig å understreke hva jobben de gjør, gjør med festivalens helhet. Alle brikker må til for at puslespillet blir komplett. Det er også viktig at alle får et eierforhold til festivalen, og kjenner på at en er med og drar lasset. Det er den største motivasjonen.
På Ekkofestivalen er det omtrent 35 frivillige som bidrar, noe Solgunn påpeker at bidrar til å gjøre det ekstra kjekt å være med. Alle får møte alle og fellesskapet blir sterkt. På en relativt liten festival som Ekkofestivalen får de frivillige tettere kontakt med hele maskineriet, og samholdet og eierforholdet er med på å drive de frivillige.
Kommunikasjon fra A til Å
Å sette sammen crewet for festivalen er en av hovedoppgavene til Solgunn, men hun har også ansvar for artistlogistikken, reiser og promotering. Hun koordinerer alle involverte, og sørger for at kommunikasjonen får fra A til Å.
-Promoteringsarbeider er vrient, kan aldri bi bra nok, men som nisjefestival er vi opptatt av de dedikerte mottakeren, ikke massene. Ekko har gjennom ti år opparbeidet seg en enorm tillitt ovenfor publikum, de VET at det som er på Ekko, er bra. Dette gjør arbeidet lettere – men det er fremdeles en utfordring å nå nytt publikum, nye ører og nye lyttere.
Ekkofestivalen har en veldig tydelig og enkel profil – både visuelt og innholdsmessig, forteller Solgunn. I deres kommunikasjon mot publikum treffer de både deres dedikerte målgruppe – samtidig som de alltid vil arbeide mot å nå ut til nytt publikum, for å presentere nye opplevelser også til dem.
-Det er det kjekkeste – å oppleve folk som blir «frelst» på festivalen, oppdager en ny side ved seg selv. Vi hadde et opplegg i år for ungdom under 18, der de fikk være med som frivillige og vi var verge for dem. Det var veldig fivende, de fikk opplevelser for livet tror jeg.
Store artister til en liten by
Det å presentere nye, enormt spennende og flinke artister i Norge og i vesle Bergen er det mest spennende med å jobbe med Ekkofestivalen, forteller Solgunn.. Ekko er en liten festivalen, men har allikevel et kjent navn i elekronikamiljø rundt i verden – det er også derfor vi får så gode og store navn (som Jon Hopkins og Pantha du Prince & the Bell Laboratory i år) her til, en by de ellers ville hoppet over, sier Solgunn.
-Jeg er veldig stolt over Ekko, over profilen og rollen festivalen har i Bergen og i Norge. Det krever mye å holde en så nisjepreget og smal festival oppe, men en får også mye tilbake. Og å jobbe med alle de dedikerte frivillige, som virkelig brenner for festivalen, er veldig spennende.
Årets festival og tips for å lykkes i kulturbransjen
Solgunn oppsummerer årets festival som en suksess. Hun forteller om spenningen før åpningskonserten på Røkeriet med Pantha du Prince, som viste seg å gå overveldende bra. Det ble bortimot fullsatt hus og veldig god stemning blant publikum og artistene på scenen. Festivalen solgte ut nesten hver kveld, og det dukket opp mange nye ansikter i publikum, noe Solgunn trekker frem som ekstra hyggelig.
Jeg spørr Solgunn tilslutt om hun har noen tips til studenter som selv ønsker en jobb i kulturbransjen.
-Frivillig! Erfaring! Ta fatt muligheter som dukker opp, hiv deg over prosjekt, involvér deg i det du liker best og vis engasjement. Det krever mye arbeid og lidenskap, men det er verdt det. Kulturbransjen er snål og rar, og lidenskap og fritid blandes inn med hard jobbing og tunge oppgaver, men resultatene gir en motivasjon til å fortsette og ta fatt på nye prosjekt!
Denne høsten har studentteateret Immaturus lansert ny logo. Teatersjef Fredrik Longva sier, ”Det har vært viktig med ny logo, da vi ønsket en ny giv for teaterorganisasjonen vår, denne høsten”. Den tidligere logoen, som ble utformet av Harald Fosse, har eksistert og vært Immaturus sitt varemerke i 23 år. ”Den nye logoen vår – designet av Mathias Oldani – er leken, frisk og tydelig”, sier Longva.
Begynnelsen av Studentteateret Immaturus
Studentteateret Immaturus ble grunnlagt i 1990, men på den tiden het det bare ”Studentteateret”. En av gründerne, Steinar Thorsen, sier at han ”ble med i Studentteateret i 1991, da i den eneste undergruppen de hadde, som het Suppeteateret.”. Suppeteateret drev med løse absurde kabareter og stunts for studentorganisasjoner og firmaer. Thorsen, som var teatersjef for Studentteateret i årene 1993-1996, forteller at det var først da de flyttet inn på Det Akademiske Kvarter, at nye undergrupper ble opprettet, deriblant Lørdagsoperatørene, Teatersportgruppen, Skrivegruppen med mer. Det er utenkelig for flere at navnet ”Immaturus” ikke alltid har eksistert, før Thorsen tok initiativet til å gi ”Studentteateret” et egennavn på 90-tallet. Dette er ”noe man nå ser var riktig, siden alle bare kaller det ”Immaturus”, sier Thorsen.
Uendret logo i 23 år
Logo designet av Harald Fosse, har vært varemerke for Immaturus i ca. 23 år.
Harald Fosse har utformet logoen som skulle bli Immaturus sitt varemerke fra begynnelsen på studentteateret og fram til nå. Fosse var med som skuespiller i to oppsetninger, De tre musketerer og Tre ansikter, og designet Immaturus sin logo, samt 3-4 plakater. Jeg spurte om baktankene hans, da han utformet Immaturus sin logo. ”Tanken bak logoen var at Immaturus er avledet av “Immature” = umoden. Egget kommuniserer et budskap om at noe er umodent, samtidig som det slår sprekker. Sprekkene er ansikter og symboliserer roller/masker.”, sier Fosse. Denne logoen kom til å pryde Studentteateret Immaturus sitt navn omtrent i 23 år.
Ny logo designet av Mathias Oldani (2013).
Ny logo for de som ”elsker”
Nå i våres ble det holdt en lukket logokonkurranse der de aktuelle kandidatene sendte inn sine bidrag. Valg av logo er viktig i forbindelse med hva organisasjonen vil at logoen skal representere og kommunisere til sitt publikum. Begge logomakkerne, Fosse og Oldani, tok utgangpunkt i navnet ”Immature” som betyr umoden. Den nye logoen består av to babyansikter, ett surt og ett glad ansikt, og viser et klart budskap for hvordan teater kan bevege og røre sine tilskuere. ”Den [logoen] står i stil med det fine navnet vårt Immaturus, og de to ansiktsikonene kan leses på mange måter”, sier Longva.
Immaturus er et amatørteater som blir dyrket av studenter som elsker teater. Ordet ”amatør” kommer av det franske ordet amateur, som betyr ”en som elsker”. Fosse konkretiserer at han ville ”uttrykke at teater kan bidra til modning og personlig utvikling.”, noe som også er viktig for Immaturus. Med årene har Immaturus bygd opp et godt rykte, og studentorganisasjonen har over lengre tid levert oppsetninger med profesjonell tyngde.Dette kommer av studentenes pågangsmot som har et ønske om å gjøre sitt ytterste for å kvalitetssikre hver enkelt oppsetning. Teatersjef Longva, poengterer, ”Vi har bare mottatt positive tilbakemeldinger på vårt dristige logoskifte, og har allerede rukket å etablere og bli glad i de to Immaturus-ansiktene.”.
Ny giv for studentorganisasjonen
Det er tydelig at den nye, lekne og friske logoen har hjulpet studentorganisasjonen opp og fram denne høsten. Styremedlemmene og KR i Immaturus har jobbet hardt dette semesteret for å profilere den nye logoen og gjøre studentteateret mer synlig i studentmiljøet i Bergen. Profileringen og synliggjøringen av Immaturus i bybildet er mye takket være teatersjef Longva, som har trukket i alle tråder for å få alle i alle ledd til å yte mer. Hans overordnede mål og visjon for Immaturus er å sørge for at Immaturus gjør sitt ytterste for å gi modig kvalitetsteater til Bergens befolkning. ”Hvor stor del av høstens suksess som skyldes logoen vil jeg ikke spekulere i, men det er ingen tvil om at det har vært stor glede å se splitter nye medlemmer iføre seg t-skjorter med den nye logoen på.”, avslutter en fornøyd Longva.
Elin Isaksen jobber som en av flere informasjonssjefer i Statoil på Forus, i Stavanger. Hun jobber i avdelingen for teknologi, prosjekter og drilling (TPD). I TPD sitter Elin som kommunikasjonssjef for teknologi-enheten. Dette innebærer at hun må kommunisere med både fagfolk, journalister og andre kommunikasjonsmedarbeidere på daglig basis.
– Som informasjonssjef har man et veldig bredt ansvar. Vi har et hovedansvar for intern kommunikasjon i den enheten vi sitter i, men jeg har mange eksterne saker også. Siden det sitter mange fagpersoner i den enheten jeg jobber i, er det ofte tekniske spørsmål som kommer inn fra journalister.
Som informasjonssjef er det varierte arbeidsoppgaver i løpet av en dag. Dette kan involvere alt fra sitatsjekk av intervjuer, rådgivning angående intern kommunikasjon, til håndtering av medie-henvendelser. Kommunikasjonen går både innad og utad fra bedriften.
Innhold og medium
Som kommunikasjonsansvarlig må Elin også være med å rådgi hvordan man kommuniserer på tvers av enheter. Her jobber hun ofte som et mellomledd mellom de ulike enhetene. Dukker det for eksempel opp en god sak innenfor teknologi-enheten kan Elin ta kontakt med, og inkludere, andre enheter. De har daglige koordineringsmøter
– Vi går igjennom hva som er på agendaen. Vi har da mulighet til å diskutere de forskjellige sakene, forteller Elin.
Avhengig av sakens karakter må det vurderes om det skal skrives pressemelding, legges ut på intranett som intern sak, eller publiseres på Statoil.com. Innholdet vurderes opp mot de ulike mediene.
– Vi har mye spennende å fortelle, men det er ikke alt vi legger ut pressemeldinger på. Noen ganger egner det seg bedre med en melding på Facebook. Statoil.com er hovedsiden vår for å få ut pressemeldinger, men noen ganger støttes det av en melding på Twitter eller Facebook.
Ledere har hovedansvar
I viktige saker internt er det imidlertid ledernes ansvar å informere sine ansatte, sier Elin. Når lederne skal informere fungerer Elin og de andre informasjonssjefene som rådgivere.
– Vi kan være med å diskutere om hvordan vi best mulig kan ta ut informasjonen for at selskapet skal bli forstått.
– Men når det gjelder selve kommunikasjonen er lederne helt essensielle. Du kan alltids legge ut en sak på intranettet, men du vet ikke hvor mange som kommer til å lese den. Du vet heller ikke hvordan den blir oppfattet, kanskje den enkelte sitter igjen med mange spørsmål. Jeg anbefaler å ta det ut til egne enheter først, da får alle det direkte fra sin leder, og man får anledning til å stille spørsmål.
Parallelt med dette kan det komme ut en melding. Det er ikke alltid alt er like viktig for alle enheter, og da kan det være lurt å legge det ut som sak på intranett i tillegg, informerer Elin.
Det finnes nok dem som føler og forventer at de kun behøver å slå på intranettet og bli informert, men det er kun en enveiskommunikasjon. Da kan man for eksempel supplere med nettmøter i etterkant av innlegg på intranettet. Man har da anledning til å stille spørsmål, forteller hun.
Skal det for eksempel være en ekstern presentasjon eller et allmøte består jobben gjerne av å bidra med formuleringer og praktisk koordinering. Hun kan da blant annet skrive foredrag eller lage power-point til møtet eller presentasjonen, finne fram passende bilder og filmer.
Definer målgruppen
Elin fungerer altså både som en kommunikator på vegne av selskapet og en rådgiver for lederen. Med kompetanse i formidling må hun forholde seg til ulike målgrupper og medier. I forhold til disse faktorene vurderer hun hvordan ting best kan formidles.
– Vårt mål er at ting må være forståelig.
Elin råder fremtidige kommunikasjonsarbeidere om å informere om både dårlige og gode nyheter. Du må definere og forstå målgruppen for så å forme budskapet, da treffer du bedre. Skal du kommunisere innad i en bedrift er ansikt til ansikt ofte den beste metoden for å åpne for dialog. Det er ikke alle som får med seg alt på intranettet.
– Man må ha et personlig engasjement, både på å gi fra seg, og for å hente informasjon fra andre, avslutter Elin.
Jeg intervjuet Knut Henrik Vedal (66), Leder av FFO- Skedsmo, Nestleder i Kommunalt råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne og Norsk Immunsvikt Forenings representant til FFO-Nasjonalt, om hva de driver med i FFO, hvordan de kommuniserer med brukerne og hva de gjør for dem.
Funksjonshemmedes Fellesorganisasjon (FFO) er en paraplyorganisasjon for funksjonshemmedes organisasjoner. De organiserer 71 foreninger og har ca. 300.000 medlemmer.
I de 71 medlemsorganisasjonene er mange ulike funksjonshemninger representert, alt fra små diagnosegrupper til større organisasjoner som favner ulike diagnoser og sykdommer.
I FFO-samarbeidet er det organisasjoner med vekt på både fysiske og psykiske funksjonshemninger, og svært mange organiserer kronisk syke. FFO består av tre nivåer: FFO-Nasjonalt, FFO-fylke og noen FFO-kommuner.
På spørsmål om hva FFO gjør, for utenforstående, svarte han:
–FFO er en interesseorganisasjon som arbeider for saker som gjelder funksjonshemmede overfor Storting, Regjering og statlige organer på Nasjonalt nivå, Helseforetakene på regionalt nivå, Fylkeskommunen, NAV og andre institusjoner på fylkesnivå, Kommunen NAV og kommunale organer på kommunalt nivå. Herunder også Universell utforming i forbindelse med byggesaker i privat regi.
Videre gikk vi inn på spørsmål om kommunikasjon. Hvorfor er det viktig å ha god kommunikasjon med andre organisasjoner?
–For at en paraplyorganisasjon skal kunne fremme sakene for sine medlemsorganisasjoner må det være et tett samarbeid mellom disse og FFO. Siden vi arbeider mot politiske myndigheter på alle tre plan, må også samarbeid med andre organisasjoner være bra. Dette for å få størst mulig gjennomslag for de vi arbeider for.
Hva er det som gjør det viktig for dere å ha god kommunikasjon med brukere?
–For at FFO skal kunne fremme de sakene som de enkelte medlemmene i våre medlemsorganisasjoner er opptatt av må FFO få innspill både fra enkeltmedlemmer og medlemsorganisasjoner, eventuelt andre aktører innenfor dette feltet. For at enkeltmedlemmer og organisasjoner skal få følelsen av å ha innflytelse på saker de ønsker fremmet gjennom sine egne organisasjoner er det viktig at vi har en åpen dialog med dem og at organisasjonene er åpne for deres forslag. Det er også viktig at de lytter til enkeltmedlemmenes problemstillinger og at det blir tatt opp videre i systemet. At enkeltmedlemmene får følelsen av å bli hørt.
Jeg lurte på hva FFO gjør for å fremme brukernes saker. På dette svarte han:
–På statlig sektor fremmer vi krav til statsbudsjettet hvor vi legger fram forslag til tiltak for våre grupper. Det er møte med statsrådene, Stortingskomiteene, de politiske partiene, direktorater og eventuelle andre aktører. Medlemmer fra FFO sine organisasjoner deltar som brukermedvirkere på alle de steder det er mulig på alle forvaltningsnivåer i stat, fylke og kommune. På regionalt område overfor Helseforetakene deltar vi som brukerrepresentanter i brukerråd, styrer og diverse prosjekter for på den måten å få tilbudet til funksjonshemmede best tilrettelagt for dem det gjelder. Vårt motto er: Den som har skoen på kjenner hvor det trykker.
Avslutningsvis spurte jeg om hvilke tiltak som hadde blitt gjort for å gjøre det enklere for brukerne og hva de har oppnådd med disse.
–FFO har hele tiden arbeidet for at mennesker med funksjonshemming skal få en bedre hverdag. Dette gjelder både økonomisk, deltakelse i samfunnet, aksept på at det går an å være annerledes, tilgjengelighet på alle plan og hjelpemidler slik at de kan mestre hverdagen. Vi har fått økt pensjonen og bedret pensjon for unge funksjonshemmede. Dette er en gruppe som det har vært satt et større søkelys på i de siste årene. Universell utforming er også et område som vi har fått bedringer på. Nye forskrifter for tilgjengelighet i bygg og uteområder er bedret. Det har også blitt satt søkelys på å få funksjonshemmede ut i arbeid. Dette er for å få de ut i samfunnet. Det gir bedre livskvalitet og økt selvbilde hvis man kan klare noe arbeid. FFO har vært med på å fremforhandle tiltak for dette.
Vil du vite mer om FFO? Gå inn på www.ffo.no for mer informasjon.
Lone Lunemann Jørgensen studerer retorikk ved Universitetet i Bergen, og er prosjektmedarbeider ved Caritas St. Paul infosenter for arbeidsinnvandrere i Bergen. I det 21. århundret kan det å drive informasjonsarbeid uten bruk av sosiale medier være en utfordring.
Foto: Kristine Emelie Kvalbukt
Lone administrerer den daglige driften av infosenteret, har ansvaret for de frivillige og er infosenterets ansikt utad. – På senteret driver jeg med praktisk informasjonsarbeid rettet mot de besøkende på senteret, som hovedsakelig er arbeidsinnvandrere fra EØS som trenger hjelp til å orientere seg i det norske samfunnet, forteller hun. Ellers består en stor del av Lones arbeidsdag av å samle inn og holde oppdatert all informasjon som senteret skal formidle. I tillegg til å ha ansvar for den overordnede oversikten har hun også ansvar for opplæring av frivillige.
Alle er ikke på facebook
Lone kan fortelle at kommunikasjonsdelen har vært utfordrende, men at de jobber med å markere seg bedre i Bergen. – Vi har en Facebookside, men det er ikke der vi har vår «kundegruppe». På Facebook har vi ca. 150 følgere, men dette er i hovedsak folk i nettverket, frivillige og andre med tilknytning til senteret. Vi er nødt til å legge til grunn at vår målgruppe ikke sitter på nett og googler seg frem til informasjon på norsk. Caritas som landsdekkende organisasjon er mer aktive på for eksempel Twitter, men vi regner det ikke som effektivt i vårt arbeid da det ikke passer til målgruppen.
Infosenteret blir dermed nødt til å ta i bruk mer tradisjonelle midler for å nå frem. De frivillige får på seg å spre brosjyrer og henge opp plakater. Nettverk med andre frivillige organisasjoner i Bergen blir viktige, da organisasjonene gjerne henvender til hverandre, og bidrar til å spre informasjon på vegne av andre organisasjoner. Også Robin Hood-huset, hvor infosenteret har lokale, har vært viktig for Caritas St. Paul infosenter. Mange får øynene opp for infosenterets arbeid når de oppsøker Robin Hood-huset av andre årsaker.
Uetablert – men språklig mektig
Språk er viktig i informasjonsarbeid. Når målgruppen består av et vidt spekter av nasjonaliteter og språk blir ikke bare godt språk viktig, men også mangfoldet av språk. Infosenteret har derfor infomateriell på engelsk, spansk, polsk, litauisk og rumensk. De frivillige ved senteret behersker til sammen flere av de europeiske språkene. Videre forteller Lone at infosenteret er litt i startgropa når det kommer til informasjon og kommunikasjon. – Det er først nå vi kan være mer aktive. Vi er nye og uetablerte som en del av tilbudet til arbeidsinnvandrere. Alle har hørt om Røde Kors, og ofte om Caritas i sitt hjemland, men de vet ikke at vi finnes her i Bergen, og det er utfordrende.
I tiden fremover planlegger infosenteret å komme mer på banen og vise at de finnes. Neste utfordring blir å spre mer materiell. – Vi har ikke en fastlåst kommunikasjonsstrategi, men det må gjenspeiles at det er vi som står bak infomaterialet. Vi har ingen konsulenter og lager dette selv. Det er grunnleggende informasjonsarbeid med hovedvekt på arbeidsmarkedet, og det skal være informativt og lett å finne frem i. Infosenteret er basert på prosjektmidler, men vi ser det er et besøksgrunlag. I Oslo har Caritas et lignende senter, og de har veldig høye besøkstall. Det er mange som trenger hjelp selv om de ikke vet hvem vi er.
Fysisk informasjon
I ryggen har Lone en styringsgruppe som består av eierne av senteret og folk fra St. Paul Caritas. Styringsgruppa tar avgjørelsene i fellesskap sammen med Lone, som utfører den praktiske delen på hvordan infomateriellet skal være. – Infomateriellet skal være nettopp informativt. Brosjyrene er til for å leses, ikke sees. Plakatene derimot skal sees og gi et inntrykk, og da må tekstmengden begrenses. Fargebruken baserer seg på det uttrykket Caritas har, siden det er Caritas sitt senter. Det skal være lett gjenkjennelig – en merkevare, sier Lone. Hun tilføyer raskt at de ikke er kommersielle, og det derfor ikke blir som med reklame for en privatklinikk eller en fin restaurant. Materiellet må tilpasses både målgruppe og avsender. – Vi vil ikke bruke mye penger på infomateriellet. Jeg hater ikke design, sier Lone og ler, – men vi tror ikke det ville vært strategisk nyttig å bruke profesjonelle og store summer på dette. Det hadde gått utover økonomien på andre områder, og det er det ikke budsjettmidler til.
Lone avslutter med å fortelle at planen fremover er å spre infomateriellet bedre – og dette må gjøres fysisk. – Vi kommer til å oppsøke steder hvor vi tror og vet at vår målgruppe befinner seg, og sørge for at de får tilgang til informasjon om oss der de oppholder seg.
Medievitenskapsstudent Ingrid Aarseth Johannessen (20) farter mye rundt i ulike kommunikasjonslandskap. Som leder for PR-etaten på Kvarteret og studentmedarbeider hos Konkurransetilsynet skaffer hun seg verdifull arbeidserfaring.
Foto: Renate Aarseth Johannessen
– Hos Kvarteret var jeg først tekstleder, før jeg ble leder for PR-etaten. Jeg har da ansvar for at alle undergruppene gjør oppgavene sine, jeg er etatens ansikt utad og deltar på ulike møter. Jeg er også ansvarlig for hjemmesiden til Kvarteret og prøver hele tiden å promotere Kvarteret på best mulig måte, sier Ingrid.
I tillegg til jobben på Kvarteret, jobber hun som studentmedarbeider hos Konkurransetilsynet. Der forteller Ingrid at hun arbeider mye selvstendig, men får god veiledning av de andre ansatte.
– I et åpent kontorlandskap er de andre på kommunikasjonsavdelingen aldri langt unna, forteller hun, og sier at hun alltid får veiledning og gode svar hvis hun lurer på noe.
Gøy å mestre vanskelige utfordringer
Arbeidsoppgavene Ingrid får hos Konkurransetilsynet er varierte og spennende, og hun nevner også flere krevende oppgaver hun har måttet takle.
– Jeg skriver saker som skal publiseres på intranettsiden til Konkurransetilsynet, for eksempel intervju med månedens prosjektleder og nyansatte. Jeg synes til tider det kan være krevende å intervjue personer om vanskelige saker, fordi de snakker for fort og bruker et vanskelig språk. Dette er noe jeg ofte står ovenfor i denne jobben. Jeg arbeider med mange advokater og økonomer, og de bruker et vanskelig fagspråk, noe som er uvant for meg. Derfor er det en utfordring å gjøre det kompliserte fagspråket deres om til gode og lettleste nettsaker, sier Ingrid, som setter pris på utfordringene og syns jobben blir enda kjekkere når man har mestret noe som er vanskelig.
Promotering og målgrupper
Hos Kvarteret driver Ingrid mye med promotering, og jobber store deler av tiden sammen med andre mennesker.
– Som leder for PR-etaten prøver jeg hele tiden å promotere Kvarteret på best mulig måte. Vi ønsker kontinuerlig å nå ut til enda flere og spre at Kvarteret er plassen å være! smiler Ingrid, som sier at aktivt arbeid med hjemmesiden er noe av det promoteringen består av.
Hun forteller også at nettopp promotering er noe av det beste med kommunikasjonsarbeidet hun gjør.
– Jeg synes markedsføringsdelen av arbeidet er spennende. Å promotere for eksempel en bedrift på best mulig måte og prøve å nå ut til den rette målgruppen. Kommunikasjonsarbeid er generelt artig og spennende fordi man hele tiden er i kontakt med andre mennesker, sier Ingrid, som også har vært i kontakt med journalister på jobben i Konkurransetilsynet.
Hun fikk nemlig ansvaret for pressetelefonen i en periode, og plutselig var hun i gang med å kommunisere med journalister og måtte videreføre informasjonen der videre til de rette fagpersonene.
– Det var litt skummelt, men heldigvis gikk det fint. Jeg bare noterte hva de lurte på, og sendte denne informasjonen videre. Det var en veldig uvant situasjon, og jeg skvatt hver gang telefonen ringte! Men det gikk overraskende bra, sier studenten og kommunikasjonsarbeideren.
