Skjønner du egentlig brevet fra Nav? Eller hva Lånekassen prøvde å forklare deg i det siste vedtaksbrevet du fikk her om dagen? For personer med lese- og skrivevansker er det en ting, men hva med språkinteresserte akademikere som har bodd i Norge hele livet? Burde ikke vi forstå disse brevene?
For noen uker siden ble Klarspråkkonferansen arrangert for andre gang. Denne konferansen retter seg mot ledere, kommunikasjonsmedarbeidere og ellers alle som er engasjert eller nysgjerrig på klarspråksarbeid. Prosjektet «Klart språk i staten» ble startet opp i 2008 og er et samarbeid mellom DIFI (Direktoratet for forvaltning og IKT) og Språkrådet. Målet er å få statlige virksomheter til å skrive klart og enkelt når de kommuniserer med publikum.
Det er svært viktig at alle forstår brev, skjemaer og veiledninger fra det offentlige. «Innbyggerne har rett til å forstå sine rettigheter, plikter og muligheter. Det er et demokratisk problem hvis de ikke gjør det», uttalte fornyingsminister Rigmor Aasrud i forbindelse med Klarspråkkonferansen 2011. For at demokratiet skal fungere er man avhengig av at alle innbyggerne forstår hvilke retter og plikter de har. Et tungt og uklart språk i tekster fra myndighetene kan føre til at mange ikke får mulighet til å delta i saker som faktisk angår dem.
«En tekst blir ikke dårligere av at den er forståelig.» Per Egil Hegge (Aftenposten, 1. november 2009)
Det er ikke bare mannen i gaten som får utbytte av at offentlige brev er forståelige. Undersøkelser viser at det lønner seg for samfunnet å investere i klarspråk. Èn av tre nordmenn har problemer med å forstå hva det offentlige skriver. Dette koster samfunnet 300 millioner kroner i året på grunn av ekstra henvendelser.
Et konkret eksempel finner vi hos Norges største pensjonsordning, Statens Pensjonskasse. De endret språket i et av standardbrevene sine og erstattet overskriften «Søknad om oppsatt uførepensjon – Purring og varsel om henleggelse» med «Du kan risikere å gå glipp av pensjon!» Resultatet ble at de fikk mange flere svar tilbake fra mottakerne og kundesenteret fikk langt færre spørsmål om akkurat dette brevet.
Helt til slutt noen klarspråklige skrivetips:
Innhold
- Kom raskt til saken. Skriv det viktigste først.
- Skriv kort. Da sparer du plass, og mottakeren sparer tid.
- Ta bare med det som er relevant for mottakeren.
- Velg en passe personlig tone.
Avsnitt
- Lag en tydelig struktur og del teksten inn i avsnitt.
- Lag overskrifter som passer til innholdet i avsnittene.
Ord
- Bruk heller korte ord enn lange.
- Forklar vanskelige ord.
- Ikke bruk vage og upresise ord.
Setninger
- Begrens bruken av passiv. Fortell hvem som gjør hva. Skriv «Vålerenga slo Lillestrøm» og ikke «Vålerenga ble slått av Lillestrøm».
- Bruk heller verb enn substantivuttrykk. Skriv heller «endre» enn «foreta endringer».
- Del opp lange setninger.
- Sørg for god logisk sammenheng mellom setningene.
Tegnsetting og rettskrivning
- Pass på tegnsettingen. Riktig tegnsetting gjør teksten ryddig og lett å lese.
- Ikke stol på stavekontrollen. Les korrektur eller be en kollega om å gjøre det.
- Bruk ordbøker!
(Kilder: klarspråk.no og Språkrådets bok, «Klarspråk i praksis»)