I høstferien i år vil Bergen by huse ekstra mange sporty studenter. Fra 8.-12. oktober arrangeres nemlig sports- og kulturarrangementet Studentlekene Bergen Challenge (BC). Jeg tok en prat med Natalia Muscher, informasjonssjefen i styret til BC, for å høre hvordan de jobber med profileringen av arrangementet.
I år er tredje gang Studentlekene arrangeres i Bergen i regi av Norges Handelshøyskoles Idrettsforening (NHHI). Dette året tilbyr Bergen Challenge hele 20 ulike idretter man kan delta i, og i løpet av de fem dagene skal det på kveldstid være både åpningsseremoni på Festplassen, aulashow og bankett i Grieghallen.
Rollen som informasjonssjef
Natalia Muscher forteller at som informasjonssjef har hun ulike infogrupper under seg, som foto, video, grafisk og design og web. Oppgavene hun har øverste ansvar for spenner fra å organisere gruppene Bergen Challenge har på Facebook til å ta bilder til magasiner og brosjyrer og å lage promofilmer. Det er med andre ord mye forskjellig. For tiden jobbes det med en app som er for deltakerne under selve arrangementsdagene. Videre må de få ut all informasjonen både internt og eksternt. Informasjonssjefen jobber derfor tett med de som er ansvarlige for sosiale medier.
– Vi samkjører informasjonen vår, slik at det som blir lagt ut på nettsiden også blir fremmet via andre kanaler, som Facebook, Instagram og Twitter.
Hva med den interne informasjonen, har dere noen form for intranett?
– For å kommunisere internt mellom styret og de andre frivillige bruker vi Podio. Podio er som en «profesjonell Facebook», der vi kan gi oppgaver til hverandre og kommentere på forslag og ideer. Her kan man purre dersom oppgavene ikke blir gjort og «checke» oppgavene man er ferdig med. Appen planlegges for eksempel gjennom Podio.
Når ut med enkelt budskap
Utad ønsker organisasjonen å nå alle som kan delta på arrangementet, men også samarbeidspartnere, sier Muscher. I tillegg er det et fokus å nå ut til den øvrige befolkningen i Bergen; Få dem til å komme til festivalteltet som skal settes opp på Festplassen og på fyrverkeriet under åpningsseremonien. Målet er at bergenserne skal merke at under Bergen Challenge blir byen «snudd på hodet».
På spørsmålet om hvordan de har jobbet for å få deltakere til å melde seg på svarer Muscher at de fant ut at måtte ha et enkelt budskap.
– Vi følte vi manglet et slagord som kunne «selge» arrangementet. Derfor kom vi opp med «ekte idrettsglede», som er det vi ønsker å skape. Med et slagord ble det mye lettere å nå ut gjennom både bannere, promofilm og på sosiale medier.
Jeg spurte tilfeldige Bergensstudenter om de hadde hørt om Bergen Challenge. Førti prosent av de spurte var kjent med arrangementet. Hva tenker du om det?
– Dette er noe som kunne blitt gjort bedre og noe vi kommer til å satse på fremover. Det blir fort slik at vi fokuserer så mye på å dra ut og få deltakere fra andre byer at vi «glemmer» studentene i Bergen litt. Snart starter vi en egen profileringsrunde til befolkningen i Bergen, for å få bergenserne til å bli med på eventene.
Likevel føler Muscher at de har nådd ut til de aktuelle studentlagene i Bergensområdet og at de som er medlem av et lag fra før bør ha hørt om BC. Informasjonsgruppen har nemlig hatt ringerunder og snakket med studentlag i de idrettene BC tilbyr.
– Ettersom BC er et såpass nytt arrangement må vi oppsøke deltakerne og si hvorfor de bør være med. På sikt, når BC er litt mer etablert, ønsker vi at det ikke skal være nødvendig med ringerunder fordi folk vet om turneringen fra før, avslutter Muscher optimistisk.