Elin Isaksen jobber som en av flere informasjonssjefer i Statoil på Forus, i Stavanger. Hun jobber i avdelingen for teknologi, prosjekter og drilling (TPD). I TPD sitter Elin som kommunikasjonssjef for teknologi-enheten. Dette innebærer at hun må kommunisere med både fagfolk, journalister og andre kommunikasjonsmedarbeidere på daglig basis.
– Som informasjonssjef har man et veldig bredt ansvar. Vi har et hovedansvar for intern kommunikasjon i den enheten vi sitter i, men jeg har mange eksterne saker også. Siden det sitter mange fagpersoner i den enheten jeg jobber i, er det ofte tekniske spørsmål som kommer inn fra journalister.
Som informasjonssjef er det varierte arbeidsoppgaver i løpet av en dag. Dette kan involvere alt fra sitatsjekk av intervjuer, rådgivning angående intern kommunikasjon, til håndtering av medie-henvendelser. Kommunikasjonen går både innad og utad fra bedriften.
Innhold og medium
Som kommunikasjonsansvarlig må Elin også være med å rådgi hvordan man kommuniserer på tvers av enheter. Her jobber hun ofte som et mellomledd mellom de ulike enhetene. Dukker det for eksempel opp en god sak innenfor teknologi-enheten kan Elin ta kontakt med, og inkludere, andre enheter. De har daglige koordineringsmøter
– Vi går igjennom hva som er på agendaen. Vi har da mulighet til å diskutere de forskjellige sakene, forteller Elin.
Avhengig av sakens karakter må det vurderes om det skal skrives pressemelding, legges ut på intranett som intern sak, eller publiseres på Statoil.com. Innholdet vurderes opp mot de ulike mediene.
– Vi har mye spennende å fortelle, men det er ikke alt vi legger ut pressemeldinger på. Noen ganger egner det seg bedre med en melding på Facebook. Statoil.com er hovedsiden vår for å få ut pressemeldinger, men noen ganger støttes det av en melding på Twitter eller Facebook.
Ledere har hovedansvar
I viktige saker internt er det imidlertid ledernes ansvar å informere sine ansatte, sier Elin. Når lederne skal informere fungerer Elin og de andre informasjonssjefene som rådgivere.
– Vi kan være med å diskutere om hvordan vi best mulig kan ta ut informasjonen for at selskapet skal bli forstått.
– Men når det gjelder selve kommunikasjonen er lederne helt essensielle. Du kan alltids legge ut en sak på intranettet, men du vet ikke hvor mange som kommer til å lese den. Du vet heller ikke hvordan den blir oppfattet, kanskje den enkelte sitter igjen med mange spørsmål. Jeg anbefaler å ta det ut til egne enheter først, da får alle det direkte fra sin leder, og man får anledning til å stille spørsmål.
Parallelt med dette kan det komme ut en melding. Det er ikke alltid alt er like viktig for alle enheter, og da kan det være lurt å legge det ut som sak på intranett i tillegg, informerer Elin.
Det finnes nok dem som føler og forventer at de kun behøver å slå på intranettet og bli informert, men det er kun en enveiskommunikasjon. Da kan man for eksempel supplere med nettmøter i etterkant av innlegg på intranettet. Man har da anledning til å stille spørsmål, forteller hun.
Skal det for eksempel være en ekstern presentasjon eller et allmøte består jobben gjerne av å bidra med formuleringer og praktisk koordinering. Hun kan da blant annet skrive foredrag eller lage power-point til møtet eller presentasjonen, finne fram passende bilder og filmer.
Definer målgruppen
Elin fungerer altså både som en kommunikator på vegne av selskapet og en rådgiver for lederen. Med kompetanse i formidling må hun forholde seg til ulike målgrupper og medier. I forhold til disse faktorene vurderer hun hvordan ting best kan formidles.
– Vårt mål er at ting må være forståelig.
Elin råder fremtidige kommunikasjonsarbeidere om å informere om både dårlige og gode nyheter. Du må definere og forstå målgruppen for så å forme budskapet, da treffer du bedre. Skal du kommunisere innad i en bedrift er ansikt til ansikt ofte den beste metoden for å åpne for dialog. Det er ikke alle som får med seg alt på intranettet.
– Man må ha et personlig engasjement, både på å gi fra seg, og for å hente informasjon fra andre, avslutter Elin.
Tekst: Kristin Kvinge